IMPRA
POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El presente manual tiene por objeto dar cumplimiento a las normas legales contenidas en
la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de
datos personales y el Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta el artículo 25 de
la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos, y demás normas
que surjan sobre protección de la información y de los informantes y reconocer el derecho
de hábeas data y demás derechos constitucionales pertinentes. ——————————-

IMPRA, quien en adelante se denominará El Medio, será el responsable y el encargado
de la recolección, almacenamiento, tratamiento y utilización de la información de las
personas naturales o jurídicas, quienes se llamarán los Titulares, con el fin de dar
cumplimiento a su objeto social y permitir la marcha normal de sus operaciones. Los datos
recogidos podrán conformar bases de datos y archivos de uso interno, circularización y
comunicación externa, de acuerdo con los dictámenes de la ley. ——————————-
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El Medio se compromete a poner al alcance de los Titulares este Manual y las
disposiciones que exija la ley, a recabar su autorización cuando se capturen sus datos y
a respetar la privacidad de estos datos, de acuerdo con su naturaleza: ———————-

1. Dato personal: Se refiere a la información general de las personas como nombre,
cargo, dirección, profesión o actividad, etc., que por su naturaleza serán tratados
discretamente, pero que pueden ser de dominio público. ——————————–

2. Dato privado: Cualquier información que por su naturaleza intima o reservada es
de uso discrecional del Titular y que puede ser considerada como sensible y, por
lo tanto, exige una mayor discreción y privacidad. ——————————————
3. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son
considerados datos públicos, entre otros: los datos relativos al estado civil de las
personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor
público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros,
en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva. ————————————————————————————————-

PRINCIPIOS:
Los principios que a continuación se enuncian, constituyen los parámetros generales
mediante los cuales se dará aplicación a lo establecido en el presente manual referente
a los datos personales de los Titulares a quienes les es aplicable el tratamiento de sus
datos: ————————————————————————————————————

1. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales por parte de El Medio
debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular. ——

2. Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales sólo podrá ejercerse
mediando con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular de la
información. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa
autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
consentimiento. ————————————————————————————–

3. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser
veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener de El Medio, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de datos que le conciernan. ———————–

5. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la
información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de
divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente
controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros
autorizados. ——————————————————————————————-

6. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por El Medio, se
deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. —————————

7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el
tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están
obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada
su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. —————-

Derechos de los Titulares de la información.
De conformidad con el artículo 8 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular de los
datos personales tiene los siguientes derechos: —————————————————–

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales con El Medio en su calidad
de responsable y encargado del tratamiento. ————————————————

2. Ser informado por El Medio respecto al uso que les ha dado a sus datos
personales. ——————————————————————————————-

3. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, habiéndose
agotado el trámite de consulta o reclamo según lo indicado en la mencionada Ley.

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento. ——————————————————————————————-

Deberes de EL MEDIO con relación al tratamiento de datos personales en su calidad
de Responsables y Encargado del Tratamiento.
Se deja establecido que los datos personales objeto del tratamiento son de propiedad de
las personas a las que se refieren y ellas son las facultadas para disponer de los mismos.
Basado en lo anterior, solo hará uso de los datos personales conforme a las finalidades
establecidas en la Ley y respetando lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. –
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De conformidad con el artículo 17 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, se comprometen
a cumplir los siguientes deberes:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de
hábeas data. ——————————————————————————————

2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. 

3. Realizar en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley Estatutaria
1581 de 2012, la actualización, rectificación o supresión de los datos. —————

4. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares en los términos
señalados en el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012. ————————

5. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. ——————————————————————————————–

6. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten
violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los titulares. ———————————————————————–

7. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información. 

8. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio. ——————————————————————————-

9. Aplicar las normas que reglamenten la Ley Estatutaria 1581 de 2012. —————-

Procedimientos para acceso, consulta y reclamación.
Puntos aplicables para todos los procedimientos: —————————————————

(i) Para el ejercicio de los derechos indicados en este punto por parte de los
causahabientes, y también para evitar acceso a la información por personas no
autorizadas legalmente, se deberá verificar previamente y de acuerdo con la Ley, la
documentación que permita concluir que la persona que solicita la información sí es un
causahabiente del Titular. ———————————————————————————-

(ii) En caso de existir alguna duda en cuanto a la aplicación de los procedimientos acá
indicados, la misma será informada por el área responsable de la base de datos que es
objeto de la aplicación del procedimiento y resuelta por el Área legal, quien resolverá el
tema teniendo en cuenta la Ley, los Decretos y demás normas reglamentarias o
instructivas, y las jurisprudencias que en la materia se emitan. ———————————-

Acceso.
Teniendo en cuenta que la facultad de disponer o de decidir sobre los datos personales
está en cabeza del Titular de la información, esta facultad implica necesariamente el
derecho del titular a acceder y conocer la información personal que está siendo objeto de
tratamiento, incluyendo en este aspecto el alcance, condiciones y generalidades del
tratamiento. —————————————————————————————————–

Teniendo en cuenta lo anterior, se garantiza este derecho en cabeza del Titular, el cual
incluye:
1. El conocimiento de la existencia del tratamiento de sus datos personales. ———-

2. El acceso a sus datos personales. ————————————————————–

3. Las circunstancias del tratamiento de los datos personales. —————————–

Consulta.
De conformidad con el artículo 14 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los Titulares o sus
causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en
cualquier base de datos. Basado en esto, se garantiza este derecho suministrando a
estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular. ————————————————————————————

Según la naturaleza de la base de datos personales, la consulta será gestionada por el
área responsable de la atención a la misma al interior de EL MEDIO. ————————-

Las consultas serán atendidas en un término máximo de treinta (30) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la
consulta dentro de dicho término, se informará al interesado dentro del primer término
conferido, en donde se expresará los motivos de la demora y señalando la fecha en que
se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los quince (15) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamo.
De conformidad con el artículo 15 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Titular o sus
causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe
ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto
incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley Estatutaria 1581 de
2012, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: —–
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1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita realizada por el titular o
sus causahabientes dirigida a El Medio responsable o el encargado del
Tratamiento, la cual debe incluir la información señalada en el artículo 15 de la Ley
Estatutaria 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al
interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para
que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo. En todo caso, si la comunicación es
dirigida a El Medio y no tiene la calidad para responder la comunicación, El Medio,
sin necesidad de comunicarlo a la persona que realiza la reclamación, dará
conocimiento de la misma a la sociedad que deba dar respuesta. ———————

2. En caso de que El Medio reciba un reclamo que no sea competente para resolver,
dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles
e informará de la situación al interesado. ——————————————————

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos
(2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea
decidido. ————————————————————————————————

4. El término máximo para atender el reclamo será de treinta (30) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos
de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término. —
En cualquier tiempo y gratuitamente, la persona natural Titular de los datos personales o
su representante podrá solicitar la rectificación, actualización o supresión de sus datos
personales previa acreditación de su identidad. —————————————————–

La solicitud de rectificación, actualización o supresión de sus datos personales debe ser
presentada a través de los medios proporcionados señalados en el aviso de privacidad y
deberá contener como mínimo la siguiente información: ——————————————-

1. El nombre y domicilio del Titular o representante o cualquier otro medio para recibir
la respuesta a su solicitud. ————————————————————————

2. Los documentos que acrediten la identidad o la representación del Titular de los
datos personales. ————————————————————————————

3. La descripción clara y precisa de los datos personales y de los hechos que dan
lugar al reclamo. ————————————————————————————-

4. Los documentos que se desean hacer valer en la reclamación. ————————

La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo
por lo solicitado por el Titular, de los registros, archivos y bases de datos o tratamientos
realizados por El Medio. ————————————————————————————

Según la naturaleza de la Base de datos personales, la reclamación será gestionada por
el área responsable de la atención a la misma al interior de El Medio. ————————

Requisito de procedibilidad.
El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria
y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante El Medio. ——–
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Revocatoria de la autorización.
De acuerdo con lo establecido con la Ley, en el supuesto en que en el Tratamiento no se
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, los Titulares o
sus representantes (como es el caso de padres que ejerzan la patria potestad de un
infante o adolescente) podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el
tratamiento de los mismos, salvo que por disposición legal o contractual se impida dicha
revocatoria, indicando en dicho caso, las razones concretas con base en las cuales
considera que se está dando la situación de no respeto a los mencionados alcances. —-
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EL MEDIO al ser responsable o el encargado del Tratamiento, según el caso, deberá
confirmar haber recibido la solicitud de revocatoria de autorización, incluyendo su fecha
de recepción. Se podrá objetar la misma si a juicio de EL MEDIO no se presentan el
supuesto indicado por el Titular o si tal revocatoria implica una afectación para el
seguimiento o cumplimiento de derechos o de obligaciones por parte de la entidad y
respecto del Titular, caso en el cual deberá informarlo al mismo por escrito para que éste
tome las medidas ante las autoridades que considere pertinentes. —————————–
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La solicitud de revocatoria de la autorización puede ser total o parcial. Será total cuando
se solicite la revocatoria de la totalidad de las finalidades consentidas a través de la
autorización; será parcial cuando se solicite la revocatoria de algunas finalidades
dependiendo de la solicitud de revocatoria. Este calificativo deberá ser expresado de
manera clara en la solicitud de revocatoria de la autorización. ———————————–

Seguridad de la información.
1. Medidas de seguridad de la información.
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012,
El Medio implementará las medidas técnicas, humanas y administrativas adicionales en
caso de requerirse, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, mediante
los cuales se evitará su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. —————————————————————————————————–

Registro de las Bases.
El Medio en su calidad de Responsable y Encargado de Tratamiento deberán proceder
al registro de las bases en los términos indicados por las normas colombianas. ————
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Aceptación.
Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme
los términos de este Manual, al momento de proporcionar sus datos. ————————-
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Alcance legal
Este Manual debe cumplir con las exigencias del Decreto Reglamentario 1377 de 2013,
aclarar sus especificaciones y, en todo caso someterse a sus dictámenes. Se entiende
que las normas contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de
2013 priman y complementan sobre las disposiciones del presente Manual. —————-
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Vigencia:
Esta Política General de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación. ———

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